Önce e-Fatura, Sonra e-Defter

Yazar: İbrahim GÜLER*

E-Yaklaşım / Kasım 2013 / Sayı: 251

I- GİRİŞ

Bilindiği üzere, 421 Sıra No.lu VUKGT’nin 3. bölümünde yapılan düzenlemeye göre;

1) 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden, 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari brüt 25 Milyon TL. satış hasılatına sahip olanlar ve,

2) 4760 sayılı ÖTV Kanununa ekli III sayılı listedeki malları (alkollü içecekler, kolalı gazozlar ve tütün mamülleri) imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari brüt 10 Milyon TL. satış hasılatına sahip olanların,

2013 takvim yılı içerisinde elektronik fatura (e-Fatura) uygulamasına, 2014 takvim yılı içerisinde de elektronik defter (e-Defter) uygulamasına geçmeleri zorunludur. Bunun için gerekli müracatlar 2 Eylül 2013 tarihine kadar yapılmıştı. 

Kapsama giren mükellefler önce e-Fatura işlemini bitirecekler arkasına da e-Defter için gerekli müracatı yapacaklardır.

Makalenin amacı e-Fatura ve e-Defter konusunda tereddüt edilen ve sıkça sorulan tarafları ile özellik arzeden hususları açıklamaya çalışmaktır.

II- e-FATURA

e-Fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerin birbirlerinden aldıkları mallar ve sağladıkları hizmetler için elektronik fatura göndermeleri ve almaları zorunludur. Bu nedenle elektronik fatura uygulamasından yararlanan kayıtlı kullanıcıların güncel listesi www.efatura.gov.tr sitesinde yayınlanacaktır. Elektronik fatura uygulamasından yararlanan mükellefler fatura düzenlemeden önce muhatabın ww.efatura.gov.tr sitesindeki kayıtlı kullanıcı listesinde yer alıp almadığını kontrol edecek ve kayıtlı kullanıcı ise elektronik fatura, kayıtlı kullanıcı değilse kağıt fatura düzenleyeceklerdir.  

e-Fatura kapsamındaki mükelleflerden mal veya hizmet alan, ancak, e-Fatura kapsamına girmeyen mükellefler, istemeleri halinde elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarından yararlanabileceklerdir. 

e- Fatura uygulaması kapsamında fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemlerinde üç yöntemden biri kullanılmaktadır.

a- Entegrasyon Yöntemi: İşetmelerin kendilerine ait bilgi işlem sistemini Gelir İdaresi Başkanlığının sistemine entegre ederek 7/24 kesintisiz bağlantı sağlayabilecek duruma getirmeleri halinde kullanabilecekleri bir yöntem olarak geliştirilmiştir.     

b- Özel Entegrasyon Yöntemi: Çok sayıda (aylık 5.000’den fazla) fatura düzenleyen işletmelerin teknik yeterliliğe sahip bir özel özel entegratörün bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilmesine imkan veren bir yöntemdir. 

c- e- Fatura Portal Yöntemi: Gelir idaresi başkanlığı tarafından “www.efatura.gov.tr” internet adresinden ücretsiz olarak sunulan bir e-fatura uygulamasıdır. Maksimum aylık 5000 adet fatura düzenleyen işletmeler portaldan faydalanabileceklerdir.

İşletmeler düzenledikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerindeki Mali Mühür veya elektronik imzayı da içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, e-faturaların okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir. Elektronik faturaların işletmelerin bilgi işlem sistemlerinde saklanması esastır. Ancak üçüncü kişiler nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. Muhafaza ve ibraz sorumluluğu mükellefe aittir.

e- Fatura uygulamasında tüzel kişilerin mali mühür, gerçek kişilerin de e-imza kullanması gerekmektedir. Gerçek kişiler isterlerse mali mühür de alabilirler. Mali mühür, esasında e-imzanın kurumlardaki karşılığıdır. Mali mühür kurumun bildirilen yetkilisinin kontrolü altında kullanılır. Yetkilinin değişmesi halinde yeni yetkili veya yetkililere ait bilgilerin Gelir İdaresi Başkanlığına bildirilmesi zorunludur. Ünvan değişikliğinde 15 gün içinde yeni mali mühür almak için başkanlığa müracat edilir. 

e-Fatura kapsamına giren mükelleflerin 2013 takvim yılı içerisinde elektronik fatura uygulamasına geçmeleri zorunludur (421 Sıra No.lu VUKGT.3.2.1/a). (397 Sıra No.lu VUKGT.4/iki ve üçüncü parağraflar). Diğer taraftan, e-Fatura uygulaması başvuru klavuzunun 7.bölümünde yapılan açıklamaya göre de “e-Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler hesapların aktive edilmesini takip eden 7 günden sonra kayıtlı kullanıcılara e-Fatura göndermek ve almak zorundadırlar”.

Yukarıdaki gerek genel tebliğlerdeki, gerekse başvuru klavuzundaki açıklamalardan da anlaşılacağı üzere, e-Fatura kullanımı, e-Fatura müracatı ile birlikte yapılması gereken bütün işlemler bittikten ve Gelir İdaresi Başkanlığınca kullanıcı hesapları aktive edildikten 7 gün sonra gönderilecek ve alınacak faturaların e-Fatura şeklinde oluşturulması ile başlayacaktır. 

Elektronik ortamda düzenlenen e-Fatura alıcıya “Temel Fatura” ve “Ticari Fatura” olarak iki değişik şekilde gönderilebilmektedir. Elektronik ortamda düzenlenen bir faturanın temel fatura şeklinde gönderilmesi halinde internet ortamında alıcının bu faturayı red etmesi veya itiraz etmesi söz konusu olmaz. Bir itirazı varsa kağıt faturada olduğu gibi bu itirazını  noter, mahkeme vasıtasıyla haricen yapmak zorundadır. Düzenlenen e-Faturanın ticari fatura olarak gönderilmesi halinde alıcının internet ortamında bu faturayı kabul, red veya iade imkanı olmaktadır. e-Faturanın ticari fatura olarak gönderilebilmesi için alıcı ve satıcının anlaşmış olması gerekmektedir. Bu konu çok önemli olup işletmelerin kendi konumlarını göz önüne alarak karar vermeleri gerekmektedir. Gerek alışlar, gerekse satışlar için hatta aynı müşteri için her zaman iki seçenekten birini kullanmak mümkündür.  

e-Fatura kapsamına giren mükelleflerin ayrıca, 2014 takvim yılı içerisinde elektronik defter uygulamasına geçmeleri zorunludur (421 Sıra No.lu VUKGT.3.2.1/b). Ancak, elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 01.09.2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir.

III- e- DEFTER

e-Fatura kullanım iznini alan ve kullanıcı hesapları başkanlıkça aktive edilen gerçek ve tüzel kişi işletmeler 01.01.2014 tarihinden itibaren sadece, Yevmiye Defterleri ile Defter-i Kebirlerini, e-Defter şeklinde tutmak zorundadır (421 Sıra No.lu VUKGT.3.2.1/b, 1 Sıra No.lu

Elektronik Defter Genel Tebliği 3.1, e-Defter başvuru portalı). Ancak, elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 01.09.2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir. Elektronik defterin tutulması,

kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması gerekmektedir.

Yevmiye Defteri ile Defter-i Kebiri elektronik defter olarak (e-Defter) tutmak isteyen mükelleflerin “Gelir İdaresi Başkanlığı İlkadım Caddesi 06450 Dikmen/ANKARA” adresine aşağıdaki bilgi ve belgelerle Yazılı Başvuruda bulunması gerekmektedir. (e-Defter başvuru portalı, 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği, 3.1.2).

a)www.edefter.gov.tr sitesinde yer alan “Elektronik Defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi”nin imzalı aslı,

b) Tüzel kişiler için başvuru formunu imzalayan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter tasdikli örneği (e-Fatura uygulamasından yararlanmaya başlayan ve imza sirkülerinde herhangi bir değişiklik bulunmayan mükellefler için bu şart aranmayacaktır),

c) e-Defter tutulmasında kullanılacak olan ve uyumluluk onayı alınmış yazılımın (muhasebe programının) adı, sürüm numarası gibi mükellef kullanımına özgü bilgiler,  

d) e-Defter tutulmasında kullanılacak olan ve uyumluluk onayı alınmamış bir yazılımın (muhasebe programının) kullanılmak istenmesi durumunda 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nin 3.2 bölümünde belirtilen bilgi ve belgeler.

e-Defter uygulama izni alan mükellefler, aylık dönemler itibariyle elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır. e-Defter tutanlar kağıt defter tutamazlar.

Elektronik defter beratı; e-Defterlere ilişkin olarak başkanlık Mali Mühürü ile onaylanmış elektronik dosyadır. Elektronik defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik olup, elektronik defterlerin içeriğine yönelik bir onayı ifade etmez.   

e-Defter açılış ve kapanış onayları; Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı açılış, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı da kapanış onayını ifade eder.

Gerçek kişiler aylık dönemler itibariyle oluşturdukları e-Defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar kendilerine ait e-İmza ile imzalarlar. Örneğin, Ocak ayına ait e-Defter, şubat sonuna kadar e-İmza ile imzalanacaktır. Ancak Sadece Aralık ayına mahsus olmak üzere, Aralık ayına ait e- Defter, gelir vergisi beyannamesinin verilme süresinin sonuna kadar e-İmza ile imzalanacaktır.    

Tüzel kişiler aylık dönemler itibariyle oluşturdukları e-Defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar kendilerine ait mali mühür ile onaylar. Örneğin, Ocak ayına ait e-Defter, şubat sonuna kadar mali mühür ile onaylanır. Ancak hesap döneminin son ayına ait e-Defter, kurumlar vergisi beyannamesinin verilme süresinin sonuna kadar mali mühür ile onaylanır.

e- İmzalı veya Mali Mühürlü e-Defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile Başkanlığın onayına sunulur. Başkanlık mali mühürünü de içeren beratlar e-Defter tutanlar tarafından indirilerek ilgili olduğu döneme ait e-Defter ile birlikte istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilir.

Anlaşılacağı üzere, e-Defter aylık dönemler halinde tutulup, takip eden ayın son gününe kadar e-İmza veya Mali Mühürle işletme tarafından imzalandıktan sonra berat

dosyası hazırlanarak başkanlığa sunulacak, başkanlığın kendi Mali Mühürü ile onayladığı berat, e-Defter sahibince indirilerek ilgili olduğu döneme ait e-Defter ile birlikte istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilecektir. e-Defter, başkanlık tarafından onaylanan beratları ile birlikte VUK’nu ve TTK’nu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir.

Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın e- Defter kayıtlarını ifade etmektedir. Önceki aylara ait kayıtları içermez. Ancak bunun bir tek istisnası vardır. Şöyleki; Mükellefler, e-Defter izinlerini hesap dönemi veya takvim yılı başladıktan daha sonra alabilirler (örneğin Takvim Yılı Esasında 25 Ocak gibi). Bu durumda, izleyen ilk ayda (örneğe göre 1 Şubatta) oluşturulacak e-Defterde ilgili hesap döneminin başından (örneğe göre 1 Ocaktan) içinde bulundukları döneme kadar (örneğe göre Şubat sonuna kadar) gerçekleştirilen tüm kayıtlar elektronik ortamda oluşturulacak ve ayrıca elektronik defter tutmaya başladıkları (örneğe göre 1 Şubat) tarih itibariyle eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır. (Mükellef, e-Defter iznini 25 Ocakta almasına rağmen takip eden ayda -1 Şubatta- e-Deftere başladığından, Ocak ayının tamamını kağıt deftere yazıp, 1 Şubat itibariyle notere kağıt defterinin kapanış tasdikini yaptıracak, ayrıca Ocak+Şubat’ın tamamını e-Deftere yazacaktır).      

Elektrik kesintisi veya sistem arızası nedeniyle aylık beratların başkanlık tarafından onaylanması işleminin gerçekleştirilememesi halinde söz konusu beratlar, gerçek kişilerde e-İmza, tüzel kişilerde mali mühür ile zaman damgalı olarak imzalanacak veya onaylanacaktır. Bu kapsamda kullanılacak olan zaman damgaları TÜBİTAK-UEKAE’den temin edilecektir. Kesinti veya arızanın ortadan kalkmasını takiben ilgili beratların tekrar başkanlık onayına sunulması işlemi gerçekleştirilecektir. 

e-Defterler istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. Kağıt ortamında saklanmazlar. Mükellefler, e-Defterleri ve ilgili beratlarını Vergi Kanunları, TTK’nu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dahilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdürler.

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü aynı zamanda okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir. Elektronik defter ve beratların mükelleflerin bilgi işlem sistemlerinde muhafazası mecburi olup üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafazası her hangi bir hüküm ifade etmemektedir.           

e-Defter tutanlar, e-Defterlere ait kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görmemesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu 15 gün içinde başkanlığa bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacaklarına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.

e-Defter tutanlar, e-Defterlerini oluşturdukları ve muhafaza ettikleri bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya yetkili mercilerce el konulması halinde en geç 3 iş günü içinde durumu başkanlığa bildirmek zorundadırlar.

IV- SONUÇ

Uzatılması beklenen e-Fatura uygulaması Maliye Bakanlığınca uzatılmayarak uygulamaya start verilmiştir. Belirlenen hadlere haiz olup kapsama giren mükellefler 2 Eylül 2013 tarihi itibariyle müracatlarını yapmışlardır. Şu anda müracatlar yavaş yavaş sonuçlanmaya başlamıştır. Kullanıcı hesapları aktive edilen mükellefler takip eden 7 günden sonra kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderebilecek ve gelen e-Faturaları kabul edebileceklerdir. Bu arada e-Fatura iznini alan mükelleflerin derhal e-Defter için müracatlarını yapmaları ve 2014 yılında aynı zamanda e-Defter tutmaları gerekmektedir.  

____________________

* Adana SMMM Odası Vergi Mevzuatı, İnceleme Komisyonu Başkanı